Rekomendacje Urzędu Zamówień Publicznych w przedmiocie analizy potrzeb i wymagań w przetargach na dostawę lub dzierżawę wyrobów medycznych.
W styczniu 2024 r. Urząd Zamówień Publicznych opublikował rekomendacje dotyczące przeprowadzania przez zamawiających analizy potrzeb i wymagań w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę lub dzierżawę wyrobów medycznych. Dokument, co podkreślono, na stronie Urzędu Zamówień Publicznych, nie odnosi się do kwestii proceduralnych, a koncentruje się na zagadnieniach stricte związanych z obszarem wyrobów medycznych.
W pierwszej części rekomendacji przedstawiona została specyfika wyrobów medycznych jako przedmiotu zamówień publicznych. Segment ten zawiera informacje na temat klasyfikacji wyrobów medycznych, regulacji prawnych dotyczących wyrobów medycznych oraz ich oznakowania.
Mając na względzie cele, w jakich wykorzystywane są wyroby medyczne, niezbędne jest takie opisanie przedmiotu zamówienia, by oferty odpowiadały na konkretne potrzeby zamawiającego. Rozwiązaniem w tym zakresie jest stosowanie różnorodnych kryteriów pozacenowych. W swoich rekomendacjach Urząd Zamówień Publicznych wymienił przykładowe kryteria pozacenowe, które mogą być stosowane w przypadku zamówień na wyroby medyczne, takie jak:
-jakość definiowana jako: bezawaryjność, trwałość, funkcjonalność, certyfikaty, jakość oceniana na podstawie prezentacji sprzętu;
-innowacyjność kliniczna i technologiczna: możliwość uzyskania dodatkowej korzyści zdrowotnej i technologicznej;
-w przypadku wyrobów medycznych, których skuteczność i bezpieczeństwo zostało udowodnione w badaniach można stosować jako kryterium prezentację badań klinicznych;
-okres gwarancji – elementy objęte gwarancją.
W opracowaniu Urzędu Zamówień Publicznych przedstawione zostały istotne wskazówki w zakresie dokonywania przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań. Stosownie do regulacji PZP, sporządzenie analizy potrzeb i wymagań jest obligatoryjne w postępowaniach o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. W przypadku postępowań o wartości mniejszej niż progi unijne sporządzenie analizy potrzeb i wymagań może wpłynąć na lepsze określenie potrzeb zamawiającego, stanowić dobrą praktykę.
Co najważniejsze, Urząd Zamówień Publicznych przedstawił w opracowaniu zagadnienia rekomendowane do uwzględnienia przez zamawiającego w ramach analizy, a wśród nich wskazał na:
- badanie możliwości zaspokojenia potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych, co wiąże się ze sprawdzeniem aktualnego stanu posiadania zamawiającego pod kątem materialnym, prawnym, jak i organizacyjnym;
- rozeznanie rynku1;
- określenie orientacyjnej wartości zamówienia;
-przeanalizowanie możliwości podziału zamówienia na części;
- rozważanie przewidywanego trybu udzielenia zamówienia2;
- możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych i innowacyjnych.
-ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie
zamówienia i realizacją zamówienia.
W rekomendacjach
wymieniono również czynniki wpływające na poziom ryzyka
związanego z postępowaniem, do których należy m. in. :
- nadmiernie zawężający opis przedmiotu zamówienia, który może prowadzić do zmniejszenia liczby ofert, ewentualnie do odwołań przedłużających postępowanie;
- zbyt (nieadekwatnie) szeroki zakres przedmiotowych środków dowodowych oraz brak możliwości ich uzupełniania, co zwiększa ryzyko odrzucenia ofert oraz może prowadzić do przedłużenia postępowania (w związku z przedłużoną oceną oraz ewentualnymi odwołaniami );
- niedoszacowanie przedmiotu zamówienia, co powoduje ryzyko unieważnienia postępowania po ocenie ofert ze względu na brak wystarczających środków po stronie zamawiającego.
Odrębny punkt w rekomendacjach poświęcono wstępnym konsultacjom rynkowym jako bezpiecznemu modelowi pozyskiwania wiedzy o dostępnych rozwiązaniach na rynku technologii medycznych. Narzędzie to jest jeszcze mało rozpowszechnione, ze szkodą w obrębie postępowań na zakup lub dostawę wyrobów medycznych, gdzie innowacyjność odgrywa znaczącą rolę. Korzystając z konsultacji rynkowych zamawiający mogliby zderzyć swoje oczekiwania z realiami rynku, mimo tego narzędzie to nie jest wykorzystywane.
Rekomendacje przygotowane przez Urząd Zamówień Publicznych zawierają cenne wskazówki w zakresie analizy potrzeb i wymagań w przetargach na dostawę lub dzierżawę wyrobów medycznych. Ważne, by opracowanie to trafiło do jak najszerszego kręgu zamawiających wyroby medyczne. Jednak samo zapoznanie się z omawianymi rekomendacjami przez podmioty zamawiające wyroby medyczne nie wystarczy. Ważne, by zamawiający z sektora ochrony zdrowia zdawali sobie sprawę z istotności postępowań przetargowych, które prowadzą, w tym również z tego, iż należyta staranność włożona w czynności dotyczące analizy potrzeb i wymagań zaprocentuje w przyszłości korzyścią dla zamawiającego i jego pacjentów. Wdrożenie rozwiązań zaproponowanych przez Urząd Zamówień Publicznych w rekomendacjach z pewnością będzie dobrą praktyką w prowadzeniu postępowań przetargowych na wyroby medyczne.
Poniżej link do strony z opracowaniem:
1 Warto podkreślić, by podczas kierowania zapytań zwrócić uwagę na relacje zależności producent-dystrybutor tak by zapewnić realną dywersyfikację adresatów zapytań.
2 W przypadku zamówień na innowacyjne wyroby medyczne praktyczne może okazać się zastosowanie bardziej elastycznych trybów np. negocjacji z ogłoszeniem czy trybu podstawowego w wariancie z możliwością prowadzenia negocjacji.